Logistyka zewnętrzna a zakres zadań przekazywanych firmom specjalistycznym

Sprawne przemieszczanie produktów pośród dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu najmniejszych elementów. Samo zobowiązanie terminu transportu nie wystarcza, jeżeli już towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie z pozoru drobne kwestie na prawdę bardzo często powodują dodatkowe czynności.

Usługi logistyczne mogą obejmować różnorodne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy lub zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania faktycznie występują w danym łańcuchu dostaw. Zupełnie inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a inaczej przy sporej liczbie małych przesyłek kierowanych w różne miejsca. Znaczenie moraz częstotliwość dostaw, wielkość zapasów oraz sposób przygotowania produktów. O ile magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, nawet dostępny pojazd nie rozwiązuje kłopotu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.

W praktyce część obowiązków związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania towarów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności równocześnie. Taki podział wymaga dokładnego ustalenia zasad przekazywania towaru oraz informacji. Zwłaszcza ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeśli odbiorca zmieni godzinę dostawy, powinno się wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu. Identycznie wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy pomiędzy dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wówczas, że kilka osób tworzy te same czynności kontrolne albo oczekuje na decyzję innej strony. Przy ustalaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zamówienia.

W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego obowiązków uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z perspektywy codziennej pracy istotne jest jednakże to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym wypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na bazie wcześniejszych danych. Problem może być niewielki przy pojedynczym zleceniu, lecz przy sporej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto też pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli już przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek w trakcie kompletacji albo kontroli dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w przyszłości wykorzystana na poprawki.

Na sposób prowadzenia procesów wpływa także charakter przechowywanych produktów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe lub wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty łatwe do magazynowania i pakowania. Znaczenie ma także układ przestrzeni. Jeżeli już towary często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Jednakowo funkcjonuje sezonowe zwiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto zatem obserwować nie tylko i wyłącznie finalny termin dostawy, niemniej jednak również czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt a także miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.

Sprawdź: transport z Chin.