Oprogramowanie Comarch a zasady aktualizacji i utrzymania systemu

W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to jedynie kwestia techniczna. Jeżeli już wcześniej ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka sposobności, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.

Najpierw należy ustalić, które informacje są bieżące, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnorakich części działalności, dlatego zakres przygotowań zależy od liczby użytkowników, rodzaju procesów a także stopnia ich powiązania. Zupełnie inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi sprzedaży, a przeciwnie w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle związane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.

Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności realizowane poza głównym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie za każdym razem oznacza to błąd organizacyjny. Zdarza się, że jest to rozwiązanie stosowane od dawna ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w zależności od potrzeb, natomiast każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. W szczególności łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszak zmienić dane wykorzystywane w późniejszym czasie przez magazyn, księgowość lub osoby przygotowujące zestawienia.

Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę przede wszystkim na te elementy, które dotyczą ich codziennych obowiązków, dlatego szkolenie oparte jedynie na ogólnym przedstawieniu sposobności systemu może nie odpowiadać realnym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, niemniej jednak także wiedzieć, jakie konsekwencje może posiadać pominięcie określonego pola lub wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się też problem wszelakiego poziomu doświadczenia. Jedni bardzo szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą więc obejmować nie tylko konfigurację kodu, ale też zobowiązanie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto a dodatkowo uwzględnić sytuacje niesamowite, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy niebanalnych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.

Po uruchomieniu systemu pojawia się odcinek obserwowania jego użycia w rzeczywistych ustaleniach. Testy wykonane przedtem pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, ale nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w powszechnym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji lub zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw trzeba ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wtedy elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków oraz codziennych decyzji osób korzystających z poszczególnych funkcji.

Źródło informacji: obsługa informatyczna firm łódź.