Operator logistyczny a zakres odpowiedzialności za poszczególne etapy dostawy

Sprawna organizacja przepływu produktów wymaga znacznie więcej niż samego przewozu ładunku z jednego miejsca do drugiego. W praktyce znaczenie ma kolejność działań, dostępność środków transportu, sposób przygotowania przesyłek a także wymianę informacji między uczestnikami procesu. Właśnie dlatego usługi logistyczne mogą obejmować wiele różnych czynności, od planowania dostaw i magazynowania po obsługę dokumentacji czy administrowanie terminów realizacji.

Zakres takich działań uzależniony jest od rodzaju towarów, częstotliwości wysyłek i sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Innych rozwiązań wymaga regularna dystrybucja małych przesyłek, a innych transport większych partii towaru. Przy kształtowaniu należy również brać pod uwagę sytuacje nietypowe, takie jak opóźnienia, zmiany ilości zamówień lub konieczność zmiany trasy podczas realizacji zlecenia.

W części przedsiębiorstw zadania związane z transportem i magazynowaniem pozostają wewnątrz organizacji, jednakże możliwe jest też przekazanie wybranych procesów podmiotowi zewnętrznemu. Logistyka zewnętrzna znaczy w takim przypadku powierzenie określonych czynności wyspecjalizowanemu wykonawcy, przy zachowaniu ustalonego podziału odpowiedzialności. Nie musi to oznaczać przekazania całego procesu. Jedna firma może powierzyć tylko magazynowanie i kompletowanie zamówień, inna także transport, obsługę zwrotów czy przygotowywanie dokumentów. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu współpracy, ponieważ niejasny podział zadań może powodować kłopoty przy reklamacjach, zmianach terminów lub brakach w dokumentacji. W praktyce zwłaszcza znacząca okazuje się wymiana aktualnych informacji, ponieważ wręcz dobrze zaplanowany transport może wymagać korekty, gdy zmienią się warunki po stronie nadawcy lub odbiorcy.

Przy szerszym zakresie obowiązków pojawia się rola podmiotu, który koordynuje poszczególne elementy całego procesu. Operator logistyczny może zajmować się organizacją przewozów, pracą magazynu, przeładunkami, kompletacją a także przekazywaniem informacji o statusie przesyłek. Zakres jego zadań nie jest jednakże w każdej chwili dokładnie taki sam i powinien wynikać z przyjętego modelu obsługi. Znaczenie ma również rodzaj przewożonych towarów. Towary wymagające określonych warunków przechowywania, produkty o niezbyt długim terminie przydatności czy ładunki o niestandardowych wymiarach wymagają innych ustaleń niż typowe przesyłki. W tak zaistniałych okolicznościach samo zaplanowanie trasy nie wystarcza. Powinno się uwzględnić w głównej mierze sposób załadunku, dostępność powierzchni magazynowej, czas postoju oraz wymagania dotyczące dokumentacji.

Ocena organizacji procesów logistycznych wymaga spojrzenia na cały przebieg dostawy, a nie tylko na jej ostateczny etap. Opóźnienie może powstać w magazynie, w trakcie kompletowania zamówienia, przy przekazywaniu informacji lub na etapie transportu. Z tego powodu przy analizowaniu współpracy z zewnętrznym podmiotem warto ustalić, które czynności są realizowane przez poszczególne strony i w jaki sposób przekazywane są informacje o zmianach. Znaczenie mają także kwestie powiązane z sezonowością, ponieważ okresowe zwiększenie liczby zamówień może wymagać dodatkowej powierzchni, pracowników albo środków transportu. Z kolei przy mniejszej liczbie wysyłek część przedtem przyjętych rozwiązań może okazać się niepotrzebna. Logistyka jest więc procesem zależnym od wielu zmiennych, a sposób jej organizacji może być modyfikowany wraz ze zmianą wielkości sprzedaży, rodzaju asortymentu i kierunków dostaw.

Polecamy: magazynowanie Małopolskie.