Oprogramowanie dla przedsiębiorstw Comarch – dostępne funkcjonalności

Kiedy firma zaczyna obsługiwać większą liczbę zamówień, dokumentów i operacji, coraz wyraźniej widać znaczenie sposobu, w jaki gromadzone są dane. Informacje dotyczące dystrybucji, magazynu, finansów czy klientów nie powinny być analizowane tylko jako oddzielne zbiory, ponieważ poszczególne procesy na prawdę często zależą od siebie. Z tego powodu przy wyborze narzędzia informatycznego istotne jest określenie, jakie zadania mają być realizowane w systemie, a które pozostaną poza nim.

Oprogramowanie Comarch może występować w różnorakich wariantach i być wykorzystywane do obsługi odmiennych obszarów działalności, dlatego samo wskazanie programu nie rozwiązuje kwestii organizacyjnych. W praktyce dużo czasu zajmuje ustalenie, jak powinien wyglądać przepływ informacji. Np zamówienie może zostać utworzone przez dział sprzedaży, następnie natrafić do magazynu, a później zostać powiązane z dokumentami księgowymi. O ile właściwie każdy z tych etapów jest obsługiwany według innych zasad, nawet sprawnie działające narzędzie może wymagać dodatkowych czynności po stronie użytkowników.

Przy planowaniu zmian warto zwrócić uwagę na dane, które przez lata gromadziły się w stosowanych wcześniej rozwiązaniach. Nie wszystkie informacje są równie bieżące i nie wszystkie muszą być przenoszone w takim samym zakresie. Szczególnej uwagi wymagają kartoteki produktów i kontrahentów, ponieważ duplikaty lub niejednolite nazewnictwo mogą w przyszłości utrudniać wyszukiwanie a także tworzenie zestawień. Problem pojawia się też wówczas, gdy te same dane są zapisywane w kilku miejscach, niemniej jednak w nieco innej formie. Przed migracją trzeba więc ustalić, które źródło informacji jest właściwe i według jakich reguł dane zostaną uporządkowane. W przeciwnym razie niedociągnięcia mogą zostać przeniesione do nowego środowiska. Nie zawsze natomiast prawidłowe jest usuwanie starych rekordów. Część informacji może być potrzebna ze względów księgowych, kontrolnych lub historycznych, dlatego decyzja o ich archiwizacji powinna uwzględniać sposób późniejszego dostępu do tych danych.

Wdrożenia Comarch wymagają również ustalenia, jak użytkownicy będą wykonywali swoje codzienne zadania. Zmiana skryptu na prawdę bardzo często znaczy przekształcenie kolejności czynności, sposobu zatwierdzania dokumentów lub zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Na etapie testów warto przeprowadzać nie tylko typowe operacje, lecz również sytuacje, które występują rzadziej. Zwrot towaru, korekta dokumentu, anulowanie zamówienia czy zmiana danych kontrahenta mogą przebiegać zupełnie inaczej niż standardowa sprzedaż. O ile takie przypadki nie zostaną przetestowane wcześniej, kłopoty mogą pojawić się dopiero w trakcie normalnej pracy. Warto także obserwować, czy konsumenci rozumieją, skąd pobierane są dane i jakie konsekwencje ma ich zmiana. Zdarza się, że trudność nie wynika z samej funkcji systemu, lecz z niejasnej procedury. W tak zaistniałej okoliczności kolejne modyfikacje programu niekoniecznie są potrzebne. Najpierw powinno się ustalić, czy problem dotyczy konfiguracji, danych, uprawnień, czy sposobu organizacji pracy.

Znaczenie ma także współpraca systemu z innymi wykorzystywanymi narzędziami. Dane mogą być przekazywane między programem sprzedażowym, magazynowym, księgowym, sklepem internetowym lub rozwiązaniami służącymi do obsługi innych procesów. Każde takie połączenie kreuje dodatkową zależność. Jeśli zmieni się struktura danych w jednym miejscu, może posiadać to wpływ na kolejne etapy przetwarzania. Dlatego w trakcie analizy warto sprawdzać nie tylko to, czy pojedyncza operacja została utworzona prawidłowo, niemniej jednak także co dzieje się z informacją w przyszłości. W przypadku oprogramowania Comarch szczegółowe znaczenie mogą mieć ustawienia poszczególnych sekcji, zakresy uprawnień oraz sposób podmiany danych z rozwiązaniami zewnętrznymi. Po uruchomieniu systemu potrzebna jest więc obserwacja rzeczywistych procesów, ponieważ część współzależności ujawnia się dopiero przy codziennym użytkowaniu. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różny zakres prac, a ich przebieg zależy między innymi od liczby użytkowników, ilości danych, stopnia skomplikowania procesów oraz liczby systemów, z którymi nowe rozwiązanie ma współpracować.

Sprawdź: comarch wms.